Kegunaan Microsoft Office Outloook Dalam Pekerjaan Kantor

KEGUNAAN DAN MANFAAT

MICROSOFT OFFICE OUTLOOK DALAM PEKERJAAN KANTOR

            Microsoft Outlook adalah manajer informasi pribadi dari Microsoft, yang tersedia baik sebagai aplikasi terpisah serta bagian dari Microsoft Office suite. Versi saat ini adalah Microsoft Outlook 2010 untuk Windows dan 2011 untuk Mac. Meskipun sering digunakan terutama sebagai aplikasi e-mail, juga termasuk kalender, task manager, pengelola kontak, mencatat, sebuah jurnal dan browsing web.

            Hal ini dapat digunakan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri, atau bisa bekerja dengan Microsoft Exchange Server dan Microsoft SharePoint Server untuk beberapa pengguna dalam suatu organisasi, misalnya mailbox bersama dan kalender, folder Exchange publik, daftar SharePoint dan jadwal pertemuan. Ada pihak ketiga add-on aplikasi yang mengintegrasikan Outlook dengan perangkat seperti ponsel BlackBerry dan dengan perangkat lunak lain seperti Office & komunikasi Skype internet. Pengembang juga dapat membuat perangkat lunak kustom mereka yang bekerja dengan Outlook dan Office komponen menggunakan Microsoft Visual Studio. Di samping itu, Windows Mobile perangkat dapat menyinkronkan hampir semua data Outlook ke Outlook Mobile.

 

A.    Kegunaan Dan Manfaat Microsoft Outlook

            Banyak manfaat yang dapat anda peroleh jika anda mendownload email yang ada dimailbox ke program email client, seperti: Outlook Express, Ms Outlook, Netscape, Opera dan lain-lain, antara lain:

1)      Anda dapat membaca email secara offline.

2)      Anda memiliki backup email di PC.

3)      Proses pengambilan dan pengiriman email yang lebih cepat.

            Untuk bersaing dengan rival berat yaitu Yahoo Mail dan Gmail akhirnya Microsoft melakukan perubahan besar pada layanan Emailnya . Outlook.com sebagai pengganti layanan Hotmail diharapkan bisa mengambil hati pengguna email yang saat ini memang didominasi oleh Yahoo Mail dan Gmail.

            Informasi dari Reuters(31/07) Hotmail masih penguasa pasar dengan menguasai 36 persen pasar layanan email dunia. Namun dengan GMail dengan cepat mengejar penguasaan karena menguasai 31 persen. Pemain lain Yahoo statis dengan 34 persen.Tentunya ada beberapa kelebihan yang di tawarkan Microsoft terkait layanan Outlook ini.

Berikut beberapa kelebihan Email Outlook tersebut :

• Tampilan baru lebih elegan dan simpel
• Dapat terhubung dengan social
• Kita dapat  melihat dan mengedit dokumen Office yang telah terintegrasi dengan layanan media penyimpanan awan SkyDrive.
• Kapasitas SkyDrive 7 GB.
• Kita bisa membuat folder terserdiri untuk memisahkan pesan email yang masuk sesuai kategori yang kita inginkan.
• Pembersih spam yang handal

            Dengan berbagai kelebihan itu Microsoft berharap mempertahankan pangsa pasarnya, bahkan meningkatkan-nya. Seperti diketahui sebelumnya Outlook adalah sebuah nama yang familiar karena telah menjadi platform offline email milik Microsoft.

-          Selain itu Microsoft Outlook juga mempunya kegunaan dan manfaat sebagai berikut :

1.      Penggunaan Kalender Elektronik (electronic calendar)

            Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dan sebagainya.

            Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya akan diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua jadwal yang ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang bisa hadir. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa diakses oleh orang lain.

            Dalam dunia perkantoran, membutuhkan begitu banyak sumberdaya, salah satunya adalah kertas, bahkan kadang sumberdaya tersebut terbatas adanya (unrenewable) sehingga dibutuhkan suatu kebijakan atau program yang dapat mengurangi penggunaan sumberdaya tersebut, seperti Program Eco Office (Kantor Berwawasan Lingkungan), dimana salah satu program kerjanya adalah penggunaan kertas secara bolak balik.

            Microsoft sebagai salah satu pengembang perangkat lunak dengan salah satu brand untuk pekerjaan perkantoran adalah Microsoft Office yang di dalamnya terdapat sebuah program dengan nama Microsoft Outlook. Microsoft Outlook adalah sebuah program email client berfungsi mengefisienkan proses komunikasi via email. Program tersebut dikhususkan untuk aktifitas kirim dan terima email yang disetting pada sebuah komputer client. Selain outlook, juga banyak program email client lainnya seperti eudora, incridiblemail, fivemail, office outlook, pegasus mail, dan lain-lain. Dari semua program-program tersebut rata-rata berfungsi sama, mungkin perbedaannya hanya pada tampilan, tools-tools, dan lain sebagainya.

            Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook atau Outlook adalah sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian dari suite Microsoft Office. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk mengirim dan membaca surel, program ini juga memiliki fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, dan jadwal bersama.

2    2.  Memiliki fungsi mengatur

            Yaitu memilah email kedalam folder-folder yang sesuai dengan segera , tanpa usaha dari pihak lain. Ini artinya kita bisa melihat pesan-pesan yang berhubungan di waktu yang telah kita beri tanda untuk diperhatikan daripada menghabiskan tambahan waktu memilah-milah inbox yang membengkak . ini juga adalah cara bagus untuk memisahkan email pribadi dari email yang berhubungan dengan pekerjaan.

            Ada manfaat lebih kalau kita membuka email (Gmail, Yahoo, Hotmail, dan lain-lain ) menggunakan software mail client seperti Microsoft Outlook, diantaranya akses akan lebih cepat karena kita tidak perlu membuka browser untuk login, tanpa iklan dan tanpa popup, selain itu kita juga masih bisa membuka arsip email tanpa harus terhubung ke internet. Postingan kali ini adalah bagaimana cara setting Email Yahoo di Ms Outlook 2007, sehingga kita dapat menerima dan mengirim email yahoo melalui / menggunakan Ms outlook 2007. ( untuk Ms. Outlook2003 atau Outlook 2010 pada prinsipnya sama saja, hanya berbeda pada tampilan saja).

3    3.  Membaca Email

            Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru.

            Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.

       

      B. Cara Menggunakan Email dengan Microsoft Office Outlook

sangatlah mudah yang kita butuhkan hanyalah Alamat email yang sudah terdaftar dan software Microsoft Outlook itu sendiri. Microsoft Office Outlook yang kita gunakan adalah Office 2007  dan alamat email yang kita gunakan adalah alamat email dengan nama domain kita sendiri.

Jadi alangkah baiknya, kalau kita terlebih dahulu membaca tentang artikel Cara Membuat Email Account dengan Nama Domain Sendiri.

Untuk memastikan domain kita dapat diintegrasikan dengan microsoft outlook, kita dapat mengeceknya dengan cara login ke cpanel -> email account -> Access Webmail -> Configure Mail Client.